Complaint Letter
Complaint Letters merupakan suatu keadaan yang tidak dapat diterima Penulis surat, yang membutuhkan lebih banyak waktu daripada membuat panggilan telepon. Orang yang mendapatkan surat keluhan ini, mereka benar-benar membaca surat-surat keluhan tersebut. Surat keluhan sering digunakan, untuk keperluan bisnis, organisasi, instansi pemerintah, sekolah dan departemen berita.
Complaint Letter yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria dibawah ini :
1. Singkat
2. Authoritatif
3. Faktual
4. Konstruktif
5. Ramah
Manfaat utama surat keluhan adalah menjelaskan masalah Anda, surat pengaduan menggambarkan masalah dan memberitahu pihak penerima untuk bertanggung jawab. Dalam penulisan usahakan dengan kata-kata yang singkat dan tepat, deskripsikan fakta tanpa amarah, selanjutnya membertahukan jalan keluar kepada pihak penerima. Menawarkan solusi masalah yang dihadapi. Membuat yang masuk akal, seperti meminta untuk pengembalian dana atau kredit.
Sedangkan pihak yang dikomplain harus menjawab surat keluhan dengan surat jawaban keluhan/surat respon. Beberapa surat keluhan dari pelanggan dibenarkan, dan beberapa bisa saja keterlaluan. Tanpa melakukan penyelidikan penuh, perusahaan yang dikomplain tidak dapat mengetahui apakah keluhan sah atau tidak. Oleh karena itu, setiap keluhan harus diteliti dengan seksama sebelum mencapai suatu kesimpulan tentang situasi. Proses ini mungkin memakan waktu, maka mengirimkan surat kepada pelanggan yang marah adalah cara yang ideal untuk menginformasikan kepadanya bahwa pihak perusahaan telah menerima keluhan dan sedang menyelidiki situasi.
Complaint Letters
PT Blade Service
Electronic And Service
Jl.Lebak Bulus No.23 Ciamis,Jawa Barat
Tel (021)9988123
Email:blade@yahoo.co.id
Ref : JX/js
08 July 2011
PT Karwaci
Jl.Mataram No.20 Bogor, Jawa Barat
Dear Sirs,
Subject : OUR ORDER NUMBER 8896
We ordered 30 units Laptop on 2 July and they were delivered on 5 July. I regret that 6 of them have problem with LCD .
The package containing these goods appeared to be in perfect condition and I accepted and signed for it without question. It was on unpacking the LCD laptop the damage was discovered. I can only assume that laptop was due to careless handling at same stage prior to packing.
I am enclosing a list of the damaged goods and shall be glad if you will replace them. They have been kept aside in case you need them to support a claim your supplier for compensation.
Yours faithfully,
Joni
Sales Manager
Reply Letters
PT Karwaci
Jl.Mataram No.20 Bogor
Tel (021)7795432
Email:karwaci@yahoo.co.id
Your ref : JX/js
Our ref : SC/st
14 July 2011
PT Blade Service
Electronic And Service
Jl.Lebak Bulus No.23 Ciamis, Jawa Barat
Tel (021)9988123
Email:blade@yahoo.co.id
Dear Mr Joni,
Subject : YOUR ORDERED NUMBER 8896
I was sorry to learn from your letter or 08 July that some of the LCD laptop supplied to this order were damaged when they reached you.
Replacements for the LCD laptop damaged goods have been sent by package post tomorrow morning .It will not be necessary for you to return the damaged goods, they maybe destroyed.
Despite the care we take in packing goods there have recently been several reports of damage. To avoid further inconvenience and annoyance to costumers, as well as expense to ourselves, we are now seeking the advice of a packing consultant in the hope of improving our methods of handling. We apologize once again for this, and hope the steps we use taking will ensure the safe arrival of all yours orders in future.
Your sincerely,
Wina
Marketing manager
